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Nos 5 règles d’or pour une équipe remote qui déchire

juin 20, 2022
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Et si on te disait tout de la manière dont on a réussi à construire une équipe 100% remote qui déchire tout? Parce que oui, en un an, nous avons réussi à faire grandir EMF de 4 à 30 personnes. Et si on a l’air d’en être fier, c’est parce que c’est clairement le cas.  C’est le résultats de longs mois de dur labeur, d’essais, de ratés, et finalement, de succès. Et si il y a une chose que nous avons pu retenir de tout ça, ce sont ces 5 règles d’or, à ne jamais outrepasser. Jamais, c’est bien compris ? Et c’est Sophia, COO chez EMF Media qui va tout nous expliquer !  
  1. Jamais de one-on-one.
On a souvent l’impression que l’on sait communiquer, que le message est bien passé. Et on se trompe aussi, souvent. Avec une équipe 100% remote, nous sommes obligés de nous assurer qu’aucune information ne passe sans qu’un account manager ou project manager ne soit impliqué. Cette personne est responsable de la bonne passation des informations, et doit s’assurer que chaque mot soit transmis de manière claire, pour tout le monde. Nos équipes s’assurent que nos partenaires parlent toujours avec eux en présence de leur account manager. Si ce n’est pas le cas, ils redirigeront la conversation dans un canal où les autres personnes de l’équipe seront présentes. Entre nous, jamais de one-one non plus lorsqu’une information est donnée à quelqu’un d’un département. Si cela intéresse une personne de l’influence marketing, cela doit aussi intéresser les autres membres de son équipe. Cela permet à tout le monde d’être au courant de tout, tout le temps. De pouvoir proposer de meilleures solutions car ils ont une vue globale de tout. De pouvoir aussi anticiper les problèmes car les équipes media buying seront au courant des updates de la team influence, par exemple.
Ça fait beaucoup de notifications, non?”
Oui, c’est vrai. Et c’est à nous de nous organiser correctement pour que les choses ne soient pas trop intrusives. Et il y a plein d’outils qui nous permettent maintenant de pouvoir optimiser notre productivité drastiquement (pause des notifications, bots, etc).
Pas de one-on-one. Vraiment, jamais ?”
Bien sûr que si, pour les moments dédiés au développement de compétences entre un membre d’équipe et son lead par exemple. Tout ce qui a trait au personnel, finalement. Mais on ne parle pas de projets et de leurs avancements à ce moment-là. On reste sur une discussion entre nous uniquement.  
  1. Trust the process: c’est pas sexy, mais ça sauve la vie
Chaque process chez EMF est étudié méticuleusement pour offrir une visibilité et une traçabilité totale de toute action menée par les équipes. Chacun sait où il va, et où vont les autres. Tous les membres d’équipe ont une visibilité complète sur les avancements de chaque personne. Les media buyers peuvent facilement tracker la progression des équipes créa. Les influencer marketing coordinators peuvent aller consulter en un clic les résultats des media buyers, et les prochaines actions qui vont être déployées. C’est une règle primordiale si tu veux observer une évolution pérenne des projets. Et parce qu’on est jamais mieux servi que par soi-même, on a même pu, avec l’expérience, comprendre exactement ce dont on avait besoin, et construire nos outils en interne. Ils correspondent exactement avec nos habitudes, et s’implémentent parfaitement avec nos stratégies. D’ailleurs, si ça t’intéresse de te les procurer, tu peux te rendre ici.  
  1. Un meeting = une solution
Le temps, c’est de l’argent. Et surtout lorsqu’on a des équipes. Chaque moment passé en meeting, c’est des minutes non passées à travailler sur d’autres projets. Ces meetings se doivent donc d’être toujours utiles, et apportant une vraie valeur ajoutée. En sortant d’un meeting, si tu n’as pas:
  • Résout un problème
  • Pris connaissance de nouvelles choses à faire
  • Récolté des feedbacks inédits
  • Eu des réponses à tes questions
C’est que le meeting n’était pas nécessaire. Et on peut être encore plus strict sur les meetings:
  • Donner des choses à faire: pourquoi ne pas simplement utiliser une tâche Asana, Notion, etc?
  • Récolter des feedbacks: pourquoi ne pas les demander via un formulaire, et solliciter une vidéo loom.com pour les récupérer ?
Etc.  Une règle d’or chez EMF, c’est de toujours se demander si ce meeting, avant d’être posé, ne pourrait pas plutôt être: une tâche, un vocal, une vidéo. Bien sûr, nous encourageons les brainstorming et autre sessions de travaux groupés. Mais toujours avec un but de fin. Si vous souhaitez générer de nouvelles idées, alors le meeting doit se finir avec de nouvelles propositions, etc.
Un peu trop sévère, tu penses?
30 personnes en remote, c’est aussi un calendrier parfois bien trop fourni ! Et donc peu de temps pour vraiment travailler. Alors, crois-nous, ce système est vital pour nos projets, et notre workload ;)  Ah, et en bonus, on a même défini des plages horaires interdites aux meetings. Car il n’y a rien de pire que d’enchainer 7 appels en une journée avec 15 minutes entre chaque. Le temps parfait pour ne rien pouvoir faire de productif.  
  1. On se fait confiance
On ne se flic jamais. Chacun est responsable de son travail. Chacun connait les engagements nécessaires à la réussite de son projet. Et ça, c’est parce qu’on se fait confiance. 30 personnes en remote à micro-manager, c’est impossible, et c’est contre nos valeurs. C’est d’ailleurs le maître mot de nos recrutements. Choisir des personnes en qui on peut avoir confiance. Nous ne sommes pas intéressés par le contrôle des faits et gestes de chacun. Nous bossons pour un but commun, et de ce fait, nous nous soutenons, plus que nous contôler. Si il n’y avait qu’une règle à respecter dans cet article, ce serait celle-ci. Pour bien évaluer ça, pas de recette miracle, ça reste de l’instinct.  On a quand même bien rôdé nos processus de recrutement pour pouvoir filtrer un maximum les profils, et mis en place un système d’évaluation super précis, qui nous permet d’analyser très finement nos candidats (si ça t’inéresse, tu peux avoir accès à notre scorecard ici). Et nous t’invitons à faire de même lorsqu’il s’agit de ton recrutement.  
  1. NO EGO
Au même titre que la confiance, nous apportons une grande importance à la gestion de l’égo chez EMF. Et nous pensons que chaque entreprise devrait fonctionner comme tel. On n'aura jamais peur de dire qu'on ne sait pas, qu'on ne comprend pas ou qu'on a raté.  On ne tient pas non plus compte des titres hierarchisants type: "assistants", "CEO", etc. Tant que tu es ici, tu as ta voix, comme tout le monde.  Si un expert orienté Influence marketing détient une solution pour l'équipe Paid Media, c'est top !  Chez nous, c'est 0 jalousie, 0 vexation ou autre sentiment animé par l'ego.  C’est ce qui nous permet de toujours pouvoir nous remettre en question, grandir, proposer de nouvelles solutions, être en constante évolution. Et c’est d’ailleurs également un point crucial lorsque l’on recrute. Nous assurer que nos équipes puissent avancer en se sentant en sécurité pour poser leurs questions, exposer leurs doutes, et proposer de nouvelles choses.     L’Équipe EMF. « We are not a Typical Agency. We are your Growth Team On-Demand. »

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